Share

3 Verschillende cases

Voor een oplossing op maat is elke aanpak anders. Elke uitdaging behoeft een eigen oplossing. Heeft u bestaande software die niet past bij uw bedrijfswerkzaamheden? Heeft u behoefte aan een planning die specifiek is voor uw werkzaamheden? Of wilt u liever geen maandelijkse bedragen betalen voor kostbare licenties? Wij hebben de ervaring en de creativiteit om elke uitdading aan te pakken en uw zorgen weg te nemen door een product op maat te maken speciaal uw organisatie.

Opleidingscentrum

Case: Het plannen van cursussen, roosteren van docenten/ instructeurs in klassen en het roosteren van cursisten.

De wensen van de klant:

  • Online
  • Een visueel overzicht van een week per categorie (opleidingen) in een tabbladoverzicht
  • Cursus-, relatie-, cursisten-, locatie- en gebruikersbeheer (met rollen)
  • Mailsysteem voor uitnodigingen
  • De mogelijkheid van relaties om in te loggen om zo hun eigen cursisten te kunnen volgen
  • Een rechtensysteem met gebruikersrollen
  • Het roosteren van docenten (locatiegebaseerd)
  • Klassenoverzichten
  • Actielijst per week
  • Week- en of dagoverzicht (naast het weekoverzicht per categorie)
  • In house klassenoverzicht
  • Publiek overzicht (scherm in openbare ruimte) t.b.v. lokaal/ cursusoverzicht
  • Koppeling met lokaal intranet administratiesysteem

De uitdaging van dit project was om een administratiesysteem te koppelen aan ons op maat gemaakte planningsysteem. Alle relaties, offertes en facturen werden verwerkt via dit intranetsysteem. Wanneer een offerte was goedgekeurd werd de benodigde informatie automatisch online gesynchroniseerd met ons softwaresysteem. Hierbij was geen vertraging merkbaar.

De klant wilde een weekoverzicht waar ze cursussen konden plannen, docenten konden inroosteren op basis van locatiegegevens en cursisten konden plaatsen in klassen en overzichten en uitnodigingen konden genereren. Op de achtergrond werden mails met uitnodigingen verstuurd naar de cursisten.

Case: opleidingscentrum
Het systeem heeft een uitgebreid overzicht waarbij een planner gemakkelijk locatie- en klasinformatie kan bekijken en aanpassen. Daarnaast wilde de klant overzichten om opties en definitieve opdrachten overzichtelijk te kunnen inzien. Via een tabblad kan men een overzicht van een dag of een week inzien, een actielijst bekijken met aandachtspunten zoals: Is er een docent ingepland voor een bepaalde dag, is de opleiding nog oprioneel, etc.

Naast een uitgebreid rollensysteem waarbij bepaalde rechten aan gebruikers kunnen worden toegekend is er een filtersysteem dat per gebruiker opgeslagen kan worden zodat je precies in beeld hebt wat voor jou belangrijk is.

Relaties kunnen inloggen om hun cursisten te volgen. Ook docenten kunnen zelf inloggen om hun eigen rooster te bekijken.

Voor de realisatie van dit product hebben we intensief en veelvuldig overlegd met de manager, gebruikers en de makers van het administratiesysteem om het bouwproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Er waren regelmatig tussentijdse opleveringen zodat de gebruikers het systeem konden testen en wensen konden doorgeven. Deze agile manier van werken past ons goed. Het zorgt er voor dat de verwachtingen van de klant niet afwijkt van het uiteindelijke eindprodukt.

Sauna

Case: Het plannen en reserveren van ruimtes en behandelingen aan gasten en het roosteren van behandelaars.

De wensen van de klant:

  • Online
  • Een visueel overzicht van een week per categorie (gezondheidsstudio, hamman, massage, rhassoul, snelbruiner etc..)
  • De mogelijkheid voor de receptie om gasten in te plannen incl. e-mailsysteem
  • De mogelijkheid voor behandelaars om in te loggen om zo hun eigen rooster te bekijken
  • Een rechtensysteem met gebruikersrollen
  • Overzicht dagomzet, per categorie
  • Responsive voor desktop/ tablet en een managers- en plannersomgeving voor smartphones
  • Het genereren van een PDF per dag, per gast
  • Het genereren van een incasso brief t.b.v. de administratie
  • Publieke schermen met dagbezetting
  • Beheer behandelaars: vrije dagen, pauzes en het gereren van urenoverzichten per periode
  • Nieuwsbrief voor gasten

Case: sauna
De klant had de wens om een plannings- en reserveringssysteem te laten bouwen. Daarbij moeten behandelaars zelf kunnen inloggen om hun eigen rooster te kunnen bekijken en waren er wensen om schermen in openbare ruimtes op te hangen waarop te zien is welke ruimte bezet waren. De receptie gebruikt het systeem om gasten aan de telefoon of aan de balie snel te kunnen adviseren, een reservering te plaatsen en ze automatisch de reservering te mailen of te printen.

Het bedrijf had voor de realisatie van dit systeem nog geen software in gebruik. De planners werkten met een papieren agenda waarin ze reserveringen per week opschreven. Door de groei van het bedrijf was niet langer efficiƫnt. We hebben samen met een planner en enkele gebruikers een moderne variant gemaakt van een software systeem waarbij behandelaars kunnen worden ingeroosterd. De gasten kunnen aangeven welke behandelaar ze prefereren. Behandelingen worden per categorie opgeslagen. Behandelaars krijgen behandelingen toegekend zodat er geen problemen ontstaan bij het toevoegen van gasten met een behandeling.

Het plannen en reserveren systeem werkt sinds 2008, 7 dagen per week 24 uur per dag.

Ruimteverhuur

Case: Het verhuren van sporthallen aan verenigingen, scholen, particulieren en bedrijven.

De wensen van de klant:

  • Online
  • Het visueel kunnen plannen van een ruimte en ruimtedelen in dagdelen
  • De mogelijkheid van gebruikers om zelf in te loggen en een ruimte plannen
  • Een widget met een visueel overzicht van de bezetting op een bepaalde dag van een bepaalde ruimte
  • De mogelijkheid om facturen te genereren op basis van een periode van een gebruiker
  • Een koppeling naar een financieel pakket
  • Analyse overzicht van omzet per aan te geven periode
  • Publieke schermen per locatie met de dagbezetting

De klant in kwestie maakte al gebruik van een software systeem waar ze per maand een groot bedrag voor betaalden. Helaas had dit systeem niet de juiste functies waardoor zij op zoek gingen naar iets anders. Daar begon de uitdaging. Er was geen systeem wat aansloot op hun wensen. Het moest flexibel zijn, online staan, gebruikers moesten zelf kunnen inloggen en reserveringen kunnen plaatsen en er moest een koppeling komen naar een financieel systeem.

Itchdezign - Software op maat - Case: ruimteverhuur
We hebben alle wensen doorgesproken samen met de gebruikers. Daarna zijn we aan de slag gegaan en hebben alles in een functionele beschrijving gezet om zo de verwachting van beide partijen helder te krijgen. Daarbij waren we gebonden aan een budget.

Tijdens de bouw hebben we regelmatig opgeleverd, presentaties gegeven aan het bestuur en nieuwe wensen en aanpassingen verwerkt. Deze agile werkwijze past ons goed en komt ook het product ten goede.

Na de oplevering hebben we nog presentaties gegeven aan gebruikers. De gebruikers konden vragen stellen en wensen plaatsen die in een latere versie opgeleverd konden worden.

Het is een prachtig modern vormgegeven, responsive softwaresysteem geworden waar we erg trots op zijn. De data wordt versleuteld verstuurd en veilig opgeslagen.